Zprávy MF, částka 4/2019
Dotaz ohledně evidence jízd a spotřebovaných pohonných hmot uvolněného starosty a zaměstnanců obce při užívání služebního motorového vozidla
čj.: MF-26824/2019/15-5 - ref. Mgr. T. Vajda
K elektronickému podání ze dne 8.10.2019, č.j.: OUK-1189/2019, ve věci dotazu týkajícího se evidence jízd a spotřebovaných pohonných hmot uvolněného starosty a zaměstnanců obce při užívání služebního motorového vozidla, uvádíme následující:
Úvodem si dovolujeme upozornit, že zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), explicitně nestanovuje z pohledu zaměstnance nebo uvolněného člena zastupitelstva obce žádnou povinnost vést evidenci jízd a spotřebovaných pohonných hmot při využívání služebního motorového vozidla.
Nicméně lze obecně sdělit, že v případě využívání služebního vozidla zaměstnancem, resp. uvolněným členem zastupitelstva obce, je z hlediska daňového režimu nutno odlišovat situace, jak je dané vozidlo využíváno.
V situaci, kdy zaměstnanec využívá služební vozidlo pouze ke služebním účelům, nevzniká zaměstnanci žádný zdanitelný příjem. Pokud zaměstnanec naopak využije služební motorové vozidlo pouze k soukromým účelům, tj. zaměstnavatel poskytne bezplatně zaměstnanci služební vozidlo pouze pro soukromé účely, vzniká na straně zaměstnance zdanitelný příjem podle ust. §6 odst. 1 písm. d) a §6 odst. 3 ZDP. Předmětné ustanovení §6 odst. 3 ZDP mj. uvádí, že příjmem se rozumí rovněž částka, o kterou je úhrada zaměstnance zaměstnavateli za poskytnuté plnění nižší, než je cena určená podle zákona upravujícího oceňování majetku nebo cena, kterou účtuje jiným osobám. V dané situaci jsou naplněny znaky výpůjčky a příjem je nutné ocenit obvyklým nájemným. V praxi se lze setkat také s možností sjednání určité úplaty za poskytnutí vozidla, kde zdanitelným příjmem by byla částka rozdílu mezi sjednanou úplatou a obvyklým nájemným.
A konečně situace, kdy zaměstnanec využívá služební vozidlo k služebním a soukromým účelům v souladu s ust. §6 odst. 6 ZDP. Podle tohoto ustanovení poskytuje-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Zaměstnanec se zaměstnavatelem má rovněž možnost se domluvit na určité úplatě za poskytnutí služebního vozidla. Tuto možnost vymezuje ustanovení §6 odst. 3 písm. b) ZDP, podle kterého by zdanitelným příjmem byla částka rozdílu mezi oceněním dle ustanovení §6 odst. 6 ZDP a nižší sjednanou úplatou.
Je nutno upozornit, že spotřebované pohonné hmoty se nezahrnují do příjmu 1 % vstupní ceny vozidla. Jedná-li se o bezplatné poskytnutí motorového vozidla zaměstnanci k používání pro služební i soukromé účely, musí si zaměstnanec výdaje za spotřebované pohonné hmoty při soukromých cestách hradit sám z vlastních finančních prostředků. Zaměstnavatel hradí pouze výdaje za spotřebované pohonné hmoty při pracovních cestách, na které zaměstnance vyšle tímto vozidlem. V případě, že zaměstnavatel za zaměstnance uhradí pohonné hmoty spotřebované při soukromých jízdách, jedná se o plnění podléhající dani z příjmů ze závislé činnosti. Z hlediska prokázání výdajů na pracovní cesty uskutečněné zaměstnancem tímto vozidlem na straně zaměstnavatele je vhodné, aby zaměstnavatel stanovil podmínky pro poskytování vozidla zaměstnanci k služebním i soukromým účelům a sjednal se zaměstnancem dohodu o poskytování předmětného vozidla včetně způsobu evidence pracovních cest. Na ostatních výdajích spojených s provozem tohoto vozidla se již zaměstnanec nepodílí. Tzn., že opravy, náhradní díly, pojistné apod. hradí a v plné výši daňově uplatňuje zaměstnavatel.
K poskytnutí služebního motorového vozidla zaměstnancům obce nebo uvolněným členům zastupitelstva obce je nutno dále uvést, že zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, ani zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, neobsahuje žádné ustanovení, které by upravovalo tuto možnost.
V případě uvolněných členů zastupitelstva obce jsou podle §6 odst. 10 písm. b) bodu 1. ZDP odměny za výkon funkce a plnění poskytovaná v souvislosti se současným nebo dřívějším výkonem funkce v orgánech obcí funkčními požitky. Podle §6 odst. 12 ZDP se ustanovení odstavců 6, 7, 8 a 9 použijí obdobně i pro plnění poskytované v souvislosti s výkonem funkce.
Podle našeho právního názoru by zaměstnavatel - obec mohl ve výjimečném případě, za výjimečných podmínek vhodných zvláštního zřetele, na dobu určitou poskytnout svému zaměstnanci i uvolněnému členu zastupitelstva služební vozidlo i pro soukromé účely. Toto poskytnutí pro soukromý účel by muselo být řádně ošetřeno smlouvou, která by měla obsahovat jednoznačná práva a povinnosti zaměstnavatele - obce jako poskytovatele (vlastníka) a zaměstnance resp. uvolněného člena zastupitelstva jako uživatele vozidla včetně hmotné spoluúčasti. Pochopitelně by muselo být zabezpečeno všestranné pojištění vozidla včetně pojištění osob (řidič, spolujezdci). Muselo by být rovněž zabezpečeno prokazatelné použití vozidla pro služební účely a pro soukromé účely a hrazení pohonných hmot. Z pohledu zaměstnance nebo uvolněného člena zastupitelstva obce by tedy vyplývala povinnost vést řádnou evidenci jízd v rozlišení na služební a soukromé a povinnost hradit si pohonné hmoty spotřebované při soukromých jízdách. U zaměstnance i u uvolněného člena zastupitelstva obce by se muselo postupovat podle §6 odst. 6 ZDP.
Dovolujeme si upozornit na skutečnost, že Ministerstvo financí není oprávněno k závaznému výkladu právních předpisů a rovněž ani k poskytování právního poradenství v individuálních záležitostech.
Při posouzení předloženého dotazu vycházelo Ministerstvo financí výhradně z údajů uvedených v podání bez podrobných znalostí konkrétních informací a souvislostí, které se k předmětnému problému vztahují. Posouzení aplikace daňových předpisů v konkrétním případě je zcela v kompetenci příslušného správce daně, který má k dispozici podrobnější údaje k danému případu.